Standaarden

Wanneer u digitale facturen wilt ontvangen, kunt u de volgende formaten van uw toeleveranciers verwachten:

 

  • Word: dit formaat wordt weinig toegepast voor het versturen van een factuur; 
  • PDF: Veel ERP-applicaties van uw toeleveranciers kunnen deze standaard versturen en iedereen kan met een gratis PDF-reader de factuur lezen. PDF heeft als nadeel dat een ontvanger deze vaak niet automatisch kan uitlezen en hij alleen de factuurafbeelding ontvangt;
  • CSV-bestand: wordt toegepast door bedrijven die veel met elkaar zakendoen. Het CSV-bestand is dan ter ondersteuning van een papieren factuur. 
  • XML: dit formaat wordt veel gebruikt door bedrijven die eFacturatie toepassen.
  • EDI: wordt vaak toegepast in o.a. de transport- en food& retail sector.

 

Er bestaan meerdere XML-vormen, zoals:

 

  1. een eigen ontwikkelde DTD (=Document Type Definition): u bepaalt zelf hoe uw XML-bestand eruit ziet;
  2. UBL 2.0: een standaarddefinitie die de overheid toepast;
  3. HR-XML: een definitie die de uitzendbranche toepast (SETU-standaard);XBRL: een standaardvorm, veel gebruikt voor de algemene uitwisseling van financiële data;
  4. Combinatie: Een XML-bestand voor het aanleveren van de factuurdata, gecombineerd met een PDF- of TIF-bestand voor een factuurafbeelding. Zo hoeft u als ontvanger niet zelf een afbeelding te genereren op basis van het XML–bestand.