Overheid & eFacturatie

Het Ministerie van Economische zaken wil eFacturatie binnen de overheid stimuleren. eFactureren is het digitaal versturen van facturen door de leverancier en het digitaal ontvangen en verwerken hiervan door de ontvanger. Een ambitieus projectteam, onder leiding van Marco Pastors, is bezig om op bestuurlijk niveau doorbraken te realiseren. Het projectteam is het publieke gezicht van het project ‘eFactureren’ van het Ministerie van Financiën.

 

Doel

De overheid zelf ontvangt jaarlijks 10 miljoen facturen en wil vóór einde 2014 bereiken dat 80% van al die facturen digitaal wordt aangeleverd. Als uw overheidsinstelling voor ED Ontvangt kiest, wordt het nóg gemakkelijker deze doelstelling te bereiken. Vele overheidsinstellingen hebben hier al van geprofiteerd. Zo kiest ook een grote organisatie als UWV WERKbedrijf met 20.000 medewerkers inmiddels voor de oplossing van ED.

 

Aanzienlijke besparingen

Met eFacturering spaart uw instelling veel bureaukosten en manuele handelingen uit. De besparing op bureaukosten bedraagt gemiddeld één euro per factuur, de besparing op overbodig ‘handwerk’ zelfs meerdere euro’s per factuur! Door het efficiënter verwerken van inkomende facturen kunt u ook sneller gebruik maken van eventuele betalingskortingen. U bespaart ook uw klant een hoop kosten, doordat de klant uw facturen digitaal kan sturen en/of verwerken. Dit zorgt zo over en weer voor een grotere klanttevredenheid: belangrijk in een goede zakelijke relatie! Los daarvan dragen beide partijen door de papierbesparing ook bij aan een beter milieu.

 

Overheidsformaat

Uiteraard werkt niet elke instelling met hetzelfde bestandsformaat voor haar facturen. Daarom is er een standaard gekozen voor overheidsinstellingen. Dit is het UBL 2.0–formaat: een XML-formaat met een standaardopzet voor bijvoorbeeld factuurnummer, factuurdatum, ordernummer etc. In plaats van een papieren factuur kunnen organisaties hun factuur voortaan in het UBL 2.0-formaat versturen.

 

In het verleden moest digitaal factureren voldoen aan diverse extra regels, zoals een digitaal certificaat en een afstemmingsbericht. Staatssecretaris Heemskerk van Financiën heeft begin 2009 hier een streep door gezet. Een e-mail met een digitale factuur als bijlage in een XML- of PDF-bestand volstaat al. Dit geldt zowel voor het bedrijfsleven als voor de overheid.

 

Brochure

Wil uw overheidsorganisatie UBL 2.0-facturen kunnen verwerken? Neemt u dan contact met mij op voor een stappenplan en mijn speciale brochure: ‘Overheid UBL 2.0’.

 

Hier leest u meer over de online postbus van de overheid; Digipoort