Versturen van digitale facturen

Wanneer u uw facturen digitaal wilt versturen, is het belangrijk dat u goed luistert naar de wensen en mogelijkheden van uw afnemers. Hoe meer afnemers u heeft, des te meer verschillende wensen er zijn voor bijvoorbeeld de wijze van verzenden (e-mail, HUB/Billing Service Provider of FTP) en het bestandsformaat (PDF, XML of CSV). Als u afnemers in het buitenland heeft, is het ook belangrijk om goed te kijken naar de (fiscale) regelgeving. Per land kan deze verschillen van de Nederlandse wetgeving. Hoe meer verschillende mogelijkheden u wilt bieden aan uw afnemers, des te complexer uw eFacturatie kan worden. Dit is het grote voordeel van ED zijn hybride model, ED houdt rekening met de wensen van uw afnemers én zorgt dat u bespaart op de verzendkosten.

 

Oplossing

ED Verzendt is dé hybride oplossing voor het verzenden van digitale facturen. Na het aanleveren van het facturatiebestand uit de ERP omgeving kan ED automatisch de facturen versturen op de wijze die uw klanten accepteren. Uiteraard moet u eerst weten op welke wijze uw klanten de facturen kunnen ontvangen; zie ED Netwerkt.

 

Staan (veel van) uw klanten niet in de database van ED Netwerkt? Stuurt u mij dan een e-mail en ik ga mijn best doen dit zorgvuldig voor u in kaart te brengen. Dit is gratis en vrijblijvend!

 

Volledig hybride

Wanneer u weet hoe uw leveranciers facturen kunnen ontvangen, dan verstuurt ED de facturen op juiste wijze naar uw afnemers.  Dus op papier of in een e-mail met PDF- of XML-bestand. ED Verzendt is volledig ‘hybride’. Dus als uw klanten uw facturen via een HUB/ Billing Service Provider willen ontvangen, sluiten we deze ook aan. Kostentechnisch heeft u via dit hybride model de laagste verzendprijs per factuur en uw klanten krijgen de factuur op de wijze die zij willen. Dit is ook een extra stukje service van uw kant! Wilt u het versturen van digitale facturen volledig outsourcen? Dan kan ED u ook volledig van dienst zijn. Neemt u dan contact met ED op via het contactformulier.

 

 

Mogelijkheden ERP-omgeving

Veel ERP-pakketten ondersteunen minimaal de mogelijkheid om per debiteur vast te leggen of de factuur geprint of gemaild mag worden. Hierbij wordt gekozen voor het geregistreerde e-mailadres en wel voor één type bestandsformaat. In de meeste gevallen kiezen bedrijven en instellingen dan voor PDF, omdat dit formaat via gratis tools te lezen is.

 

Afhankelijk van de mogelijkheden van de ERP-applicatie is het vaak ook mogelijk om een aparte printerdriver te installeren. Een dergelijke printerdriver functioneert als een ‘normale printer’. Het verschil is dat deze driver geen print levert: de output van de ERP-applicatie interpreteert bijvoorbeeld een XML of CSV-bestand.Hiermee wordt de factuur direct digitaal bij uw klant afgeleverd.

 

Oplossing

De meest geschikte oplossing voor uw organisatie is voor het grootste gedeelte afhankelijk van bovenstaande vraagstukken. Wellicht dat u eenvoudig kunt starten met het e-mailen van PDF-facturen wanneer uw financiële omgeving dit toelaat. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies.

 

In het algemeen zijn de volgende oplossingen voorhanden: 

  • Volledige uitbesteding van het facturatieproces. U levert uw facturatiebestand aan een externe partij. Deze zorgt voor het verzenden van een papieren dan wel een digitale factuur, naar gelang de wens van uw afnemers.
  • Digitaal versturen vanuit uw ERP-applicatie. Vaak ondersteunt het ERP-pakket één type digitaal formaat, meestal PDF.
  • Hybride model. Met ED Verzendt is het mogelijk om per klant de wijze van verzenden te bepalen. Bijvoorbeeld: bij klant 1 wordt de factuur verstuurd via een HUB, bij klant 2 op papier en bij klant 3 per e-mail in formaat XML. Voor meer informatie: zie ED Verzendt.

 


Neem contact op

EasyDistribution is een initiatief van ICreative. Meer informatie over ICreative vindt u op www.icreative.nl
Vul het onderstaande formulier in om contact met ons op te nemen.

Bedrijf: *
Naam: *
Functie:
Telefoon:
Email: *
Mogelijkheden:
Schrijf mij in voor de nieuwsbrief
Ik ontvang graag meer informatie over...
Ik ontvang graag een offerte voor...
Ik heb vragen over ED zijn Netwerk
Bel mij aub
Bericht: